Valoriser la production d'un projet

Introduction

La valorisation permet de mesurer précisément la production sur un projet que ce soit en coût, en chiffre d'affaires ou en volume de jours.

La production d'un projet comprend :

• Le temps passé par les collaborateurs affectés aux tâches du projet
  → Les tâches normales sur la journée, valorisées selon le Coût Journalier Moyen (CJM) du collaborateur et le Taux Journalier Moyen (TJM) de vente de la tâche
  → Les tâches exceptionnelles (astreintes, heures supplémentaires...), valorisées selon le coût et le prix unitaires de la tâche
• Le négoce, i.e. de l'achat/revente non liés à de la mesure de temps comme des licences, du matériel ou de la sous-traitance au forfait
• Les frais remontés des notes de frais, ces dépenses engagées (déplacement, restauration...) pouvant être refacturables ou non

Et il peut y avoir aussi de la production additionnelle, pour corriger des répartitions de chiffre d'affaires (CA) ou faciliter la reprise de données.

La valorisation de la production représente la valeur en produit (ou CA) et en coût de tout ce qui a été réalisé. 

NB : Cette valorisation est distincte de la facturation, qui représente la somme des factures émises.

Calcul de la valorisation

À partir des imputations de temps sur les CRA réalisés, de la description du négoce et des lignes de frais des notes de frais validées, Atimeüs calcule la production réalisée.

Une ligne de valorisation contient tout le détail de la production :

• L'année/mois concernée
• Le projet
• Selon la catégorie de production
  • La tâche
  • Le contrat d'achat (de négoce)
  • La ligne de frais
• L'activité
• La division
• Les autres axes d'analyses : Lieu / Offre / Tags
• Le collaborateur
• Le fournisseur (négoce ou sous-traitance)
• Le commercial
• Le type de CA : Interne / Externe
• La quantité (de jours)
• Le produit ou CA généré
• Le coût
• une zone de commentaire

Selon la configuration du projet, le calcul est automatique ou il est déclenché en cliquant sur le bouton « À synchroniser ».

Le déclenchement du calcul peut aussi se faire depuis la liste des projets.

Valorisation du temps

Les imputations du mois sont valorisées en coût et en CA selon le type du projet.

Sur les régies

Sur les régies, chaque jour imputé est valorisé au coût journalier du collaborateur et au taux journalier (TJM) de la tâche.

Exemple : un collaborateur dont le coût journalier est de 250 € passe 3 jours sur une tâche vendue à 500 €

• Produit = 3 x 500 = 1 500 €
• Coût = 3 x 250 = 750 €

Le calcul est généralement déclenché automatiquement à la validation des CRA.

Sur les forfaits

Sur les forfaits, chaque jour imputé est valorisé au coût journalier du collaborateur, et le produit est calculé selon l'avancement de la tâche.

Exemple 1 : un collaborateur passe 3 jours sur une tâche vendue à 5 000 € (10 x 500 €) ; 1 500 € ont déjà été reconnus ; il reste encore 4 jours de RAF, la tâche n'est ni en avance ni en retard

• Produit = ((5 000 - 1 500) / (4 + 3)) x 3 = 1 500 €
• Coût = 3 x 250 = 750 €

Exemple 2 : un collaborateur passe 3 jours sur une tâche vendue à 5 000 € (10 x 500 €) ; 1 500 € ont déjà été reconnus ; il reste encore 2 jours de RAF, la tâche est en avance

• Produit = ((5 000 - 1 500) / (2 + 3)) x 3 = 2 100 €
• Coût = 3 x 250 = 750 €

Exemple 3 : un collaborateur passe 3 jours sur une tâche vendue à 5 000 € (10 x 500 €) ; 1 500 € ont déjà été reconnus ; il reste encore 5 jours de RAF, la tâche est en retard (dérive)

• Produit = ((5 000 - 1 500) / (5 + 3)) x 3 = 1 312,50 €
• Coût = 3 x 250 = 750 €

Le calcul est déclenché manuellement par le chef de projet après la mise à jour des Reste à Faire (RAF).

Ces exemples s'appliquent lorsque l'option « TJM amorti » est cochée sur l'activité du projet. Sinon, le produit du mois est égal au montant restant à reconnaître moins la valeur du RAF au TJM vendu : (montant vendu − montant déjà reconnu) − RAF × TJM. Avec les mêmes données, l'exemple 2 donne 3 500 − 2 × 500 = 2 500 € et l'exemple 3 donne 3 500 − 5 × 500 = 1 000 €.

Sur les forfaits UO

Sur les forfaits UO, chaque jour imputé est valorisé au coût journalier du collaborateur, et le CA du mois est saisi sur la tâche.

Exemple : un collaborateur dont le coût journalier est de 250 € passe 3 jours sur une tâche ; le revenu des UO du mois est 2 000 €

• Produit = 2 000 €
• Coût = 3 x 250 = 750 €

Le calcul est déclenché manuellement par le chef de projet après la mise à jour des revenus du mois.

Le coût journalier d’un collaborateur interne correspond à son CJM défini sur sa fiche, pour un externe il s'agit du tarif unitaire d’achat défini sur son contrat d’achat pour le projet.

Valorisation du négoce

Lorsque du négoce est ajouté à un projet, il faut décrire la manière dont il va être ajouté à la production.

Lors de la synchronisation, toutes les lignes de reconnaissance du négoce du mois courant sont ajoutées à la production.

Valorisation des frais

Les lignes de frais génèrent principalement des coûts. Les lignes du mois courant sont donc toutes ajoutées en coût à la valorisation de la production lors de la synchronisation. 

Le montant valorisé est celui du champ « Coût à valoriser », par défaut le montant TTC de la dépense.

Lorsqu'un frais est refacturable, il génère aussi du CA. Le produit d'une ligne refacturable est ajouté uniquement lorsque la ligne est facturée.

Le montant valorisé est celui du champ « Produit à valoriser », par défaut le montant « Refacturé HT », qui vaut lui-même par défaut le montant TTC de la dépense : renseigner « Refacturé HT » pour valoriser le montant hors taxe.

Valorisation de la production additionnelle

Toutes les lignes de production additionnelle du mois courant sont ajoutées à la production.

Historisation de la valorisation

La valorisation de la production est historisée à chaque clôture mensuelle. 

Une fois la clôture effectuée, la production du mois est figée, et il n'est plus possible de modifier les lignes antérieures. Il reste possible d'apporter des corrections à un CRA passé ou revoir la manière de reconnaître du négoce, mais toutes ces corrections impacteront le mois courant. Les lignes correctives de production sont clairement identifiées avec un commentaire et l'année/mois corrigée.

Reporting

Les rapports sur le CA, les coûts ou la marge se basent tous sur la valorisation de la production.