Clôturer le mois

Introduction

La clôture mensuelle répond à plusieurs objectifs, et notamment :

• Valoriser la production du mois en coût et en produit
• Contrôler la facturation
• Calculer les provisions comptables (FAE/PCA, FNP/CCA)
• Donner une vision aux managers opérationnels et à la direction de la production mensuelle, ainsi que l'évolution des indicateurs de production : CA interne/externe, Marge, TACE, Entrées/Sorties, Moyenne de feedback des collaborateurs...
• Diffuser à la direction les indicateurs des projets : Etat des risques, Niveau de satisfaction Client, Projets dilutifs...

Processus de clôture

La clôture mensuelle fait intervenir tous les acteurs de l'entreprise sur leurs zones de responsabilité respectives.

Saisie des CRA

La saisie d'un CRA se fait généralement par le collaborateur lui-même, mais il peut être compléter ou mis à jour par un manager ou un ADV.

Tous les CRA suivent un workflow de validation à 3 niveaux

• Validé par le collaborateur
• Validé par le manageur
• Clôturé par l'ADV/CDG

Pour suivre l'avancement de la saisie, ouvrir l'écran Suivi des CRA. En cliquant sur le nom du collaborateur, on réouvre le CRA correspondant pour

• Contrôler les informations saisies
• Prendre connaissance des feedbacks et commentaires du collaborateur
• Débloquer le CRA si une correction doit être apportée
• Valider ou clôturer le CRA selon l'avancement du workflow

Suivi des projets

Pour chaque projet, le responsable effectue le suivi mensuel, et notamment :

• Mettre à jour les Reste à Faire (RAF) sur les tâches
• Vérifier les lignes de reconnaissance du négoce
• Passer les échéances facturables à "A facturer " avec les justificatifs nécessaires
• Mettre à jour le suivi des risques
• Corriger les éventuelles anomalies indiquées sur la fiche

Il peut alors Synchroniser le projet, i.e. lancer les calculs de valorisation des produits et coûts.

• Valorisation des temps
• Valorisation des frais
• Valorisation du négoce

Enfin si tout est terminé du point de vue des opérations (plus de RAF, échéances facturées, contrats terminées...), il passe le projet au statut "Délivré".

Contrôles

• La vue "Ecart de valorisation" sur la liste des projets doit être vide
• Il ne doit rester aucun projet "A synchroniser ", i.e. en rouge, dans la liste des projets

Fermeture du mois

A chaque étape, le contrôle de gestion (CDG) peut :

• bloquer la saisie des CRA pour stabiliser le calcul des RAF
• bloquer la mise à jour des projets pour stabiliser le calcul des provisions

Et enfin, il ferme le mois ! 

La production passée est figée, et la mise à jour des CRA et des projets peut reprendre pour le nouveau mois en cours. Toute correction ultérieure viendra sous forme de lignes correctives sur la production du mois en cours.

Exemple : Déplacement d'un jour d'un projet A à un projet B