Génération automatique d'une échéance de régie

Créé par Pierre-Yves HEMERY, Modifié le  Mar, 1 Juill. à 3:50 H par  Pierre-Yves HEMERY

Introduction

La gestion des projets de régie est automatique pour la valorisation des temps, mais aussi pour la préparation de la facturation.

 

En effet, Atimeüs générera automatiquement les échéances de vente sur la base des imputations dans les CRA avec :

  • Un libellé par défaut
  • Quantité = le nombre de jours imputés dans le mois
  • Prix unitaire = le TJM de la tâche


Une échéance est ajoutée par collaborateur et par tâche imputée. Exemples :

  • 1 collaborateur impute sur 1 tâche créera 1 échéance
    • Prestation de Jérémy en Mai 2025 | 3 jours | 750 €
  • 1 collaborateur impute sur 2 tâches créera 2 échéances
    • Prestation de Jérémy en Mai 2025 / Tâche 1 | 3 jours | 750 €
    • Prestation de Jérémy en Mai 2025 / Tâche 2 | 5 jours | 650 €
  • 2 collaborateurs imputent sur la même tâche créera 2 échéances
    • Prestation de Jérémy en Mai 2025 | 3 jours | 750 €
    • Prestation de Pierre en Mai 2025   | 5 jours | 750 €
  • 2 collaborateurs imputent chacun sur sa tâche créera 2 échéances
    • Prestation de Jérémy en Mai 2025 | 3 jours | 750 €
    • Prestation de Pierre en Mai 2025   | 5 jours | 650 €


Rattachement de l'échéance à son contrat

Une échéance est obligatoirement rattachée à un contrat. Lors de la création automatique d'une échéance, Atimeüs doit donc déterminer à quel contrat la rattacher, et pour cela le collaborateur doit être rattaché à un seul contrat ouvert sur une même prestation pour la période concernée.


Un contrat est ouvert sur une période si :

  • Le statut est "en cours"
  • La date de début du contrat est inférieure ou égale au dernier jour du mois en cours. 
  • La date de fin du contrat est supérieure ou égale au premier jour du mois en cours OU est vide

Un collaborateur est rattaché à un contrat si :

  • Le collaborateur est renseigné dans la colonne "intervenant" du contrat
  • Si ce champs n'est pas renseigné, Atimeüs estime que tous les collaborateurs sont rattachés à ce contrat.


De même, si le collaborateur est un sous-traitant, Atimeüs crée également automatiquement l'échéance d'achat. La même règle doit être respectée du côté des contrats d'achat : le collaborateur sous-traitant doit être rattaché à un seul contrat d'achat ouvert sur une même prestation pour la période concernée.


Cas de blocage

Il peut donc exister 2 cas de blocage à la génération automatique d'une échéance :

  1. Lorsqu'il n'existe aucun contrat ouvert pour le collaborateur
  2. Lorsqu'il existe plusieurs contrats ouverts pour le collaborateur


Exemples de blocage pour le CRA de Jérémy sur le mois de mai 2022 :

  • Le contrat du consultant est clos sur la période 
  • Le contrat du consultant s'est terminé précédemment 
  • Le contrat du consultant n'a pas débuté 
  • Le consultant n'est pas rattaché au contrat 
  • Le consultant est rattaché à 2 contrats en cours  

Génération d'un échéance corrective (v3)

En cas de correction d'un CRA passé, une échéance corrective sera aussi créée automatiquement : 

  • Soit un avoir à émettre si des jours ont été retirés
  • Soit une facture à émettre si des jours ont été ajoutés


Paramétrage du libellé par défaut de l'échéance de vente

Le libellé par défaut se configure dans les modèles de texte de la solution.

  • Type = Échéance de vente
  • Variables
VariableTypeNote
dateDate1er jour du mois de clôture
yearEntierAnnée du mois de clôture
monthEntierMois de clôture
effectiveDateDate1er jour du mois corrigé
effectiveYearEntierAnnée du mois corrigé
effectiveMonthEntierMois du mois corrigé
hasSeveralLinesBooléenà True si le collaborateur a imputé sur plusieurs tâches
projectTaskTexteNom de la tâche imputée
projectTaskFullTexteSi la tâche a une tâche parente, Nom de la tâche parente / Nom de la tâche
employeeTextePrénom + Nom du collaborateur
employeeRefCode2TexteRéférence externe 2 du collaborateur
activityTexteNom de l'activité du projet


Exemples :

  • Prestation du mois de {date:MMMM} {year} donne "Prestation du mois Mai 2025"
  • Prestation du mois de {effectiveDate:MMMM} {effectiveYear}{hasSeveralLines:cond: / {projectTask}|} donne "Prestation du mois de Avril 2025 / Expertise Lot 1" s'il y a plusieurs tâches et "Prestation du mois de Avril 2025" sinon
  • Prestation de {employee} sur {projectTask} en {month]/{year} donne "Prestation de Jérémy PERROT sur Expertise en 5/2025"


Paramétrage du libellé par défaut de l'échéance d'achat

Le libellé par défaut se configure dans les modèles de texte de la solution.

  • Type = Échéance d'achat
  • Variables
VariableTypeNote
dateDate1er jour du mois de clôture
yearEntierAnnée du mois de clôture
monthEntierMois de clôture
projectTaskTexteNom de la tâche imputée
projectTaskFullTexteSi la tâche a une tâche parente, Nom de la tâche parente / Nom de la tâche
employeeTextePrénom + Nom du collaborateur
employeeRefCode2TexteRéférence externe 2 du collaborateur
activityTexteNom de l'activité du projet


Exemples :

  • Prestation du mois de {date:MMMM} {year} donne "Prestation du mois Mai 2025"
  • Prestation de {employee} sur {projectTask} en {month]/{year} donne "Prestation de Jérémy PERROT sur Expertise en 5/2025"



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