Valider un proforma en facture

Proforma

Une facture est constituée de données d'entête et d'une ou plusieurs lignes de facture.

Lors de la création d'un proforma, atimeüs préremplit les données d'entête avec les informations récupérées :

• de la société émettrice
  • raison sociale
  • adresse
  • SIRET
  • n° de TVA intracommunautaire
  • code APE
  • contact
  • coordonnées bancaires
  • mentions de facturation
• du client du contrat
  • raison sociale
  • adresse de facturation
  • SIRET
  • n° de TVA intracommunautaire
  • contact de facturation
• du contrat
  • n° admin
  • n° de contrat
  • référence de la commande
  • commercial affecté
  • mode de paiement
  • délai de paiement    

NB : Les valeurs par défaut sont prises du contrat et du client au moment de la génération du proforma. En cas de modification du contrat ou du client, il faut supprimer le proforma et le recréer pour voir les nouvelles valeurs

Le proforma reste toujours modifiable :

• pour ajouter des notes à faire figurer sur la facture
• pour modifier ou compléter les lignes de factures
• pour appliquer un délai de paiement spécifique
• etc.

Si la création se fait à partir d'échéances à facturer, le proforma aura autant de lignes de facture que d'échéances en reprenant la description, la quantité, le prix unitaire et l'activité. Il est ensuite possible de modifier, supprimer ou ajouter des lignes.

Le proforma peut être supprimé en cliquant sur Supprimer en haut de l'écran.

NB : Le n° interne d'un proforma est un compteur incrémenté automatiquement (le même pour les factures et les avoirs)

Valider le contenu du proforma

Le bouton Imprimer génère un PDF pour le proforma en cours, et permet de valider le contenu de la facture avant la validation.

Il existe plusieurs modèle de facture (cf. Paramétrer la facturation). Le modèle par défaut est défini au niveau de la société, et il peut être modifié pour un client.

1. Informations de la société émettrice
   • Raison sociale
   • Adresse de facturation
   • SIRET
   • Code APE
   • N° de TVA intracommunautaire
2. Logo de la société émettrice
3. Références internes de la société émettrice
   • N° admin du contrat
   • N° du contrat
   • Libellé du contrat>
   • Autre référence de la facture
4. Contact de facturation de la société émettrice
5. Informations du client
   • Raison sociale
   • Adresse de facturation
   • SIRET
   • N° de TVA intracommunautaire
   • Contact de facturation
6. Référence du client
   • Par défaut, le n° de commande du contrat 
7. Date calculée selon le délai de règlement
   • Par ordre de priorité, celui du contrat > du client > par défaut
8. Mode de règlement
   • Par ordre de priorité, celui du contrat > du client > par défaut
9. RIB de la société émettrice
10. Notes de facturation
    • Notes du contrat + de la facture
11. Mentions de facturation
    • Par ordre de priorité, celui du contrat > du client > de la société émettrice

Vérifier la TVA

La TVA est calculée ligne à ligne.

Le taux de TVA applicable est celui associé à l'activité de la ligne. Pour exonérer la TVA, il faut donc choisir une activité sans TVA pour la ligne.

Valider le proforma en facture

Une fois le contenu du proforma vérifié, le clic sur le bouton Valider va créer la facture définitive avec :

• l'ajout de la date d'émission
• l'attribution du n° de facture
• la génération du document PDF
• la génération des écritures comptables du journal de vente (s'il est activé)

Une facture n'est plus modifiable, en cas d'erreur il faut nécessairement faire un avoir.

Le PDF de la facture est obtenu en cliquant sur le bouton Télécharger. 

Si une boîte d'envoi a été paramétré, la facture peut alors être envoyée par mail au client, directement depuis atimeüs (cf. Envoyer la facture par mail).