Facturation

Prérequis

Pour disposer de la facturation dans atimeüs, le module doit avoir été paramétré au préalable pour les sociétés concernées.

Introduction

Il y a 3 possibilités de créer une facture ou un avoir :

• Créer une facture à partir d'une ou plusieurs échéances
• Créer une facture ou un avoir directement sur un contrat
• Créer un avoir total ou partiel depuis une facture

L'émission d'une facture se fait en 2 étapes :

1. La création d'une facture proforma modifiable
2. La validation du proforma en facture immuable

Un proforma peut être créé à partir d'échéances au statut "à facturer" ou directement sur un contrat, sans référence à une échéance. Le proforma reste modifiable pour compléter si besoin les informations à afficher sur la facture selon le contexte (références, adresse de facturation, contact, notes...), et les lignes de facture. 

Un proforma peut être supprimé avant d'être validé en facture.

Une fois contrôlé et complété, le proforma est validé pour devenir une facture avec son numéro définitif attribué automatiquement.

Les données de la facture deviennent immuables.

Le document PDF définitif est généré.

S’il est activé, le journal de vente est complété avec les lignes correspondant à la facture.

Une fois générée, une facture n'est donc plus modifiable. En cas d’erreur, il faut alors créer un avoir depuis une facture. L’avoir peut être total, pour annuler toutes les lignes, ou partiel. 

Générer une facture à partir d'échéances

L'écran Facturation présente l'ensemble des échéances à facturer, regroupées par projet et par contrat. Seules les lignes du mois en cours et des mois antérieurs sont prises en compte.

Cette liste peut être filtrée par société(s), division(s), activité(s), client(s), affaire(s), projet(s) ou ADV. Dans ce dernier cas, on ne présente que les lignes des divisions ou des clients rattachés à cet Administrateur Des Ventes (ADV).

En cliquant sur Générer le proforma (1), un nouveau proforma est ajouté au contrat avec la ou les lignes d'échéances sélectionnées dans le tableau en lignes de facture. Et ce proforma s'ouvre en mode édition afin de le contrôler, compléter et valider pour devenir une facture.

Si un contrat est marqué en "facturation automatique", un second bouton sous le tableau permet de Générer la facture (2) directement.

Les échéances liées à un proforma passent au statut "En cours de facturation" automatiquement, et ensuite au statut "Facturé" quand le proforma est validé en facture.    

NB : En mode "Date fixe", la date d'émission de la facture sera toujours celle indiquée sur l'écran. Elle est mise à jour en cliquant sur le calendrier (3) 

Un clic sur le nom d'un projet permet de naviguer vers l'onglet Contrats du projet.

Générer une facture ou un avoir directement sur un contrat

Il est possible de générer directement une facture ou un avoir sans passer par les échéances, depuis l'écran Facturation :

• en cliquant sur (+) Créer une facture, pour démarrer la création d'une facture en choisissant le projet et le contrat lié, sans avoir à faire référence à une échéance.
• en cliquant sur (+) Créer un avoir, pour démarrer la création d'un avoir en choisissant le projet et le contrat lié, ainsi que le motif de l'avoir.

Facturer depuis la fiche d'un projet

Ces mêmes opérations de facturation que ci-dessus sont disponibles depuis l'onglet "Facturation" de la fiche d'un projet. Et dans ce cas, les données affichées sont limitées au projet ouvert.

Générer un avoir partiel ou total ou une nouvelle facture à partir d'une facture

Après avoir ouvert une facture, la barre d'actions permet de :

• (+) Créer un avoir partiel pour démarrer la création d'un avoir en choisissant le motif, le montant HT et l'activité de la ligne à créer
• (+) Créer un avoir pour démarrer la création d'un avoir total en choisissant le motif
• (+) Récréer une facture à partir des lignes pour récréer un proforma avec les mêmes lignes mais en rechargeant toutes les données référentielles du client et du contrat.