Gérer les budgets

Le budget fixe, pour une société et une période (un exercice, par exemple), un objectif de chiffre d'affaires et de coûts. Atimeüs le compare ensuite au réalisé et au prévisionnel pour savoir, au fil de l'année, si l'objectif sera atteint.

Préparer les périodes budgétaires

Une période budgétaire est découpée en sous-périodes, sur lesquelles le budget est réparti, puis suivi.

1. Ouvrir Configuration > Générale > Périodes budgétaires.
2. Cliquer sur « Créer une période », la nommer (« Exercice 2027 ») et choisir le mois de début et le mois de fin.
3. Choisir le type : annuelle, semestrielle, trimestrielle ou mensuelle.

Les sous-périodes sont générées automatiquement : une période de janvier à décembre de type trimestrielle donne quatre trimestres, Q1 à Q4. La durée de la période doit donc être un multiple du découpage choisi (12 mois pour des semestres ou des trimestres, par exemple).

Une période qui contient des budgets ne peut plus être supprimée.

Créer un budget

1. Ouvrir l'écran Budgets et cliquer sur « Créer un budget ». 
2. Choisir la société, la période et le périmètre, i.e. ce que le budget suit : chiffre d'affaires et coûts, chiffre d'affaires uniquement ou coûts uniquement. Ces trois choix ne se modifient plus ensuite.
3. Enregistrer.
4. Cliquer sur le budget créé pour compléter les objectifs et la répartition du budget. 

Répartir le budget dans la feuille budgétaire

Il faut commencer par renseigner le total cible.

Ensuite la feuille budgétaire répartit le budget de la société de deux façons.

• Par sous-période : la part du budget annuel prévue pour chaque trimestre, semestre ou mois.
• Par axe : pour chaque sous-période, la répartition entre les divisions, les collaborateurs, les projets, les clients ou les commerciaux.

Chaque axe répartit indépendamment 100 % du budget : les montants des projets ne s'ajoutent pas à ceux des clients, chacun est comparé séparément au budget de la société. Un axe peut n'être utilisé que pour une partie du budget : le bouton « Ajouter une ligne » permet de nommer un montant sans cible (« Nouveaux clients », par exemple).

Un statut indique où en est chaque répartition : non commencé, incomplet (il reste du budget à répartir), cohérent (le total est égal au budget) ou sur-alloué (le total dépasse le budget).

TIPS : la feuille se remplit comme un tableur. Tab passe à la cellule suivante et Ctrl+V colle un tableau copié depuis Excel ou des cellules précédentes.

Activer et réviser un budget

Un budget a trois statuts.

• Brouillon : le budget se modifie librement.
• Actif : c'est le budget de référence de la période. Il est en lecture seule.
• Archivé : une ancienne version, conservée pour comparaison.

Pour changer un budget actif, cliquer sur « Réviser » : Atimeüs crée une nouvelle révision en brouillon, copie de la précédente. Une fois cette révision activée, l'ancienne révision active est archivée automatiquement. Il n'y a ainsi qu'un seul budget actif par société et par période, et l'historique des révisions reste consultable.

Suivre le budget

Le mode « Reporting » de la feuille budgétaire compare le budget à :

• le réalisé : la production valorisée jusqu'au dernier mois clôturé (voir Clôturer le mois et Valoriser la production d'un projet) ;
• la prévision restante : la valorisation du prévisionnel pour les mois suivants (voir Saisir l'activité prévisionnelle d'un collaborateur).

Le réalisé et la prévision restante forment la projection, c'est-à-dire le montant attendu à la fin de la période. Le mois de clôture peut être compté dans le réalisé ou dans le prévisionnel (« Traitement du mois de clôture »), et chaque sous-période peut être affichée seule ou en cumul depuis le début de la période.

Exemple : un budget de chiffre d'affaires de 1 200 000 € sur l'année. Fin mai, le réalisé de janvier à mai est de 480 000 € (taux de réalisation 40 %) et le prévisionnel de juin à décembre de 650 000 €. La projection est de 1 130 000 €, soit 94 % du budget : l'écart est de −70 000 €, le montant qu'il reste à trouver d'ici la fin de l'année.

L'« Analyse par axe » donne la même comparaison pour chaque division, collaborateur, projet, client ou commercial de la répartition.

À savoir

• Deux droits distincts : l'un pour consulter et saisir les budgets, l'autre pour gérer les périodes budgétaires. Ils sont donnés par les rôles des collaborateurs (voir Gestion des droits).
• Le budget est suivi dans la devise de la société.