Ajouter un projet

Créé par Pierre-Yves HEMERY, Modifié le Lun, 10 Févr. à 7:29 H par Pierre-Yves HEMERY

Définition d'un projet

L'organisation du portefeuille de prestations va dépendre de vos choix de suivi et de vos besoins de reporting.

Atimeüs permet une structure à plusieurs niveaux :

Un client aura plusieurs affaires
Une affaire peut regrouper un ou plusieurs projets
Un projet est réalisé dans le cadre d'un ou plusieurs contrats, avec du temps passé sur une ou plusieurs tâches
Un contrat donnera lieu à une ou plusieurs factures

Le client est défini au niveau de l'affaire, i.e. tous les projets d'une affaire ont le même client.

Le client sera toujours le client facturé.

Si la prestation est réalisée en passant par un intermédiaire, il possible de différencier le client et le client final (ex. : si j'ai une régie pour un gros client A, et que je passe par une autre ESN B référencée chez ce client, mon client sera la société B et mon client final la société A).

Dans la majorité des cas, une affaire = un projet.

Mais vous pouvez avoir besoin de regrouper plusieurs projets sous la même affaire, par exemple :

Un gros projet avec des lots forfaitaires à réaliser par des équipes (et des chefs de projets) distinctes
Un centre de services dans lequel plusieurs projets de Build au forfait devront être suivis, ainsi que des projets de Run en régie, mais qui sont tous intégrés au même contrat cadre

Le périmètre d'un projet est toujours lié à un contrat. La notion de contrat dans Atimeus représente le cadre contractuel mis en place avec le client, qui peut être formalisé par un contrat, un bon de commande, un devis...

Logiquement un avenant à un contrat ou le renouvellement d'un bon de commande se gère dans le même projet que le contrat initial, mais on peut aussi choisir d'ouvrir un nouveau projet pour gérer l'avenant :

projet initial dilutif qu'on souhaite clôturer pour mieux suivre la suite,
projet pluriannuel qu'on souhaite clôturer chaque année,
etc.

Enfin, une facture ne peut pas être émise sans faire référence à un contrat.

La production d'un projet : tâches, frais et négoce

La réalisation d'un projet implique 3 composantes qui vont donner le chiffre d'affaires et les coûts de production :

Du temps passé par les consultants sur des tâches
Des frais, refacturable ou non
Du négoce, i.e. de l'achat/revente non lié à de la mesure de temps

Pour l'essentiel, la production d'un projet consiste en la réalisation d'une ou plusieurs tâches. La mesure du temps passé, par tâches par un ou plusieurs collaborateurs (grâce à la saisie des CRA), permet de calculer le chiffre d'affaires produit et les coûts associés.

Les frais sont les dépenses des notes de frais validées, qui ont été déversées sur leurs projets cibles. Les frais viennent compléter la structure de coût d'un projet, et aussi son chiffre d'affaires si les frais sont refacturables au client.

Le négoce décrit du chiffre d'affaires et des coûts réalisés sous la forme d'achats au près de fournisseurs, et revendus au client en appliquant une marge. Cela permet d'intégrer au projet des éléments non liés à de la mesure de temps, comme de la revente de licences, de matériels ou une sous-traitance forfaitaire.

Les premières étapes de l'assistant

Pour ajouter un nouveau projet, cliquer sur le bouton (+) en haut à gauche, et choisir "Ajouter un projet".

Suivre les étapes de l’assistant

Créer un nouveau client (ou choisir un client existant), qui sera le client facturé
Créer une nouvelle affaire (ou choisir une affaire existante), et renseigner les informations
- Un libellé intelligible pour la recherche
- Le client final (par défaut le client facturé)
- La division (par défaut celle de l’utilisateur).
- Une description
- La référence de l’opportunité dans le CRM (si besoin de faire du reporting croisé entre Atimeüs et le CRM)
- Le commercial en charge du sujet. Ce champs sera reporté par défaut sur les contrats, les échéances de facturation et la valorisation de la production, pour calculer des indicateurs de CA/Facturation par Commercial.
Choisir l’activité
Créer le projet en renseignant le formulaire
- Le nom du projet (par défaut celui de l'affaire)
- La marge cible
- La division (par défaut celle de l'affaire)
- Un ou plusieurs chefs de projets
- 3 champs qui permettront d'organiser le portefeuille de projets, mais surtout d'analyser ses résultats sur de nouveaux axes
  - De la géographie selon des lieux de rattachement
  - Des offre commerciale ou marketing
  - Des tags
- Une description
Créer le premier contrat en renseignant le formulaire
- Année / Mois du contrat, par défaut le mois de clôture
- Cocher si le contrat est rédigé par le client
- Le type de document contractuel. Il sert principalement au suivi documentaire :
  - Contrat : document décrivant les obligations respectives du client et de l'entreprise dans le cadre de l'affaire
  - Bon de commande : bon de commande émis par le client.
  - Contrat cadre : prévoit le cadre général des relations commerciales entre les parties. Prévoit les conditions dans lesquelles interviendront les contrats d'application (contrats qui donneront lieu à prestation)
  - Convention de formation : contrat qui régit les formations client (obligatoire pour que le client puisse bénéficier de la prise en charge sur les fonds de la formation professionnelle)
  - NDA : accord de confidentialité (Non-Disclosure Agreement)
  - Contrat de partenariat : contrat avec un partenaire
  - Contrat / Bon de commande : 2 documents à prévoir, contrat + bon de commande client
  - Devis : proposition commerciale qui devra être signée pour faire office de contrat
  - ...
- L’état de signature du document
- La date de signature
- La durée du contrat
- Un n° de commande, fourni par le client
- Le n° du contrat
- Le commercial affecté au contrat
- Un libellé
- Le document signé à rajouter en pièce jointe

Les détails des étapes après l'étape 4 dépendent de l'activité choisie :

Le choix de l'activité

Le choix de l’activité est une étape importante car elle représente l’engagement de l’entreprise avec son client.

L’activité induit également certaines règles métiers, et conditionne le mode de suivi dans Atimeüs :

Calcul de la valorisation
Liste des champs à saisir
Contrôles de cohérence
Estimation des RAF
Etc.

Les activités sont regroupées en type. Les activités utilisables pour un projet sont par défaut :

Forfaits
- Forfait, projet avec engagement de résultat sur le coût, la qualité et les délais, facturé par jalons et valorisé selon l'avancement réel en jours en tenant compte des restes à faire estimés sur les tâches
- Forfait UO, forfait valorisé selon l'accomplissement d'unités d’œuvre indépendamment du temps passé
Régies
- Régie, projet avec engagement de moyen sur une période, facturé au temps passé
- Régie plafonnée, régie pour laquelle le client indique un budget maximum à suivre
Projets internes
- Projet interne, projet interne à l'entreprise donc sans facturation, et avec uniquement un suivi des coûts