Gérer l'inventaire du matériel

L'inventaire recense le matériel et les abonnements de l'entreprise : ordinateurs, téléphones, cartes SIM, écrans… Pour chaque élément, il indique à qui il est confié et dans quel état il se trouve.

Prérequis : le droit "Inventaire". Par défaut, seuls les administrateurs l'ont.

Ajouter une ligne d'inventaire

1. Ouvrir le menu IT > Inventaire
2. Cliquer sur "Ajouter une ligne d'inventaire"
3. Renseigner :
   • Type (obligatoire) : par exemple Ordinateur portable, Téléphone, Carte SIM, Écran. La catégorie (Matériel, Logiciel, Téléphonie, Autre) en découle
   • Marque et Nom (le nom est obligatoire)
   • N° série / IMEI / PUK, et deux références libres (Réf. 2, Réf. 3)
   • L'affectation : Affecté à (le collaborateur), Affecté le, ou Autre affectation (une salle, un poste partagé…), Lieu de rattachement
   • Date d'achat, Prix d'achat et Devise (par défaut celle de la société), Fin de garantie
   • État (obligatoire) : En stock, Affecté, En panne, Perdu / Volé
4. Enregistrer

Le matériel d'un collaborateur se retrouve aussi sur sa fiche, onglet Inventaire. Le bouton "Ajouter une ligne d'inventaire" y préremplit le collaborateur.

Réaffecter ou récupérer un matériel

Il n'y a pas d'action dédiée : on modifie la ligne.

• Réaffecter : changer "Affecté à" et mettre à jour "Affecté le"
• Récupérer : vider "Affecté à" et passer l'état à "En stock"

Sortir un matériel de l'inventaire

Quand un matériel est vendu, détruit ou perdu, décocher "Actif ?" et renseigner la "Date de sortie". La vue "Actifs", affichée par défaut, ne le montre plus ; la vue "Tous" le garde.

Importer l'inventaire

Le bouton d'import de la liste Inventaire charge un fichier de lignes : voir Import des lignes d'inventaire. Chaque import crée de nouvelles lignes : réimporter le même fichier crée des doublons.

À savoir

• Sortie d'un collaborateur : pensez à récupérer son matériel. Un collaborateur à qui du matériel est encore affecté ne peut pas être supprimé, mais aucun contrôle ne bloque sa désactivation.
• Fin de garantie : c'est une information. Aucune alerte n'est envoyée à son échéance.
• Les listes de types, de catégories et d'états se paramètrent depuis la page "Menu", rubrique IT.

Voir aussi : Import des lignes d'inventaire · Sortie d'un collaborateur