Importer ses factures d'achat

Introduction

Vous pouvez centraliser dans Atimeüs toutes vos factures Fournisseur afin de :

• Suivre les documents reçus
• Gérer l'approbation des factures
• Rattacher la facture au projet concerné
• Suivre le statut de paiement

Pour cela, il faut ouvrir le module Achats > Factures d'achat :

Import des factures d'achat

Vous pouvez importer les factures d'achat en cliquant sur le bouton Importer ou automatiser l'import via l'API. Le PDF est analysé automatiquement pour récupérer le contenu : fournisseur, date, n° de facture, montant, TVA... Si besoin vous pouvez toujours compléter/corriger les informations.

Si vous utilisez la PA Pennylane, l'import est automatique après avoir configuré le connecteur. 

Traitement d'une facture d'achat

Statut d'approbation

La facture d'achat est marquée par défaut au statut En attente d'approbation.

Vous pouvez alors l'approuver ou la rejeter. En cas de rejet, il faudra obligatoirement préciser un motif.

Échéance d'achat liée

Par défaut la facture d'achat n'est liée à aucun projet. En cliquant sur le bouton (+), un assistant vous aide à relier la facture à une échéance d'achat sur le projet concerné :

• Soit en la liant directement à une échéance existante parmi celles suggérées
• Soit en créant une nouvelle échéance sur un contrat d'achat suggéré
• Soit en créant un nouveau contrat d'achat, puis une échéance, sur un projet suggéré

Lorsqu'il s'agit d'une facture sur un contrat de négoce, l'assistant ajoute une dernière étape pour ajouter une ligne de reconnaissance du négoce sur le mois courant.

Statut de paiement

La facture d'achat est marquée par défaut au statut A traiter.

Vous pouvez ensuite faire évoluer le statut en A payer, puis Payée.