Pour bien démarrer

Etape #1 : Authentification et Droits

Une fois son instance créée, vous allez pouvoir ouvrir l'URL du type https://moninstance.atimeus.app. 

Et valider l'authentification avec :

• Soit un compte Microsoft
• Soit un compte Google

Pour les utilisateurs d'un tenant Microsoft, l'approbation peut être faite pour tous les utilisateurs par un administrateur.

Une fois authentifié, un utilisateur se voit attribuer des droits selon son périmètre de responsabilité. La gestion des droits dans Atimeüs permet de configurer des rôles adaptés à l'organisation de l'entreprise. Certains rôles par défaut sont déjà présents.

Etape #2 : Choix des divisions

Dans Atimeüs, une société est structurée en plusieurs divisions. Une division correspond à un département, une BU ou un pôle métier, selon le vocabulaire utilisé.

Par défaut il existe 2 divisions : Administratif et Productif. 

La liste des divisions se configure afin de répondre aux besoins de :

• Reporting, car c'est le 1^er niveau d'agrégation du CA, des coûts, de la marge, etc.
• Management et gestion des droits, car certains droits peuvent être restreints au périmètre d'une division 
  • Edition des fiches des collaborateurs de sa division pour un manager, 
  • Gestion des projets de sa division, 
  • Validation des congés des collaborateurs de sa division,
  • Validation des notes de frais des collaborateurs de sa division
  • Etc. 

Etape #3 : Paramétrages

Choix des activités

Les activités servent de caractéristiques à de nombreuses entités du modèle : 

• Les imputations du compte-rendu d'activité, 
• Les projets,
• Les contrats (de vente et d'achat), 
• Les échéances de facturation (de vente et d'achat), 
• Les demandes d'absence
• ...

Et elles portent en conséquence plusieurs éléments de paramétrage.

Afin de garder une saisie de CRA simple et efficace, il convient de garder une liste d'activités utiles et claires pour les collaborateurs.

Facturation

Avant d'utiliser le module de facturation, quelques points de paramétrage doivent être validés :

• Informations juridiques de la société (SIRET, n° de TVA, adresse...)
• RIB de la société
• Logo
• Mentions spécifiques
• Modèle du n° de facture
• Boîte mail d'envoi des factures
• ...

Connecteurs et Exports

Atimeüs reste une solution ouverte qui peut s'interfacer avec d'autres briques de son système d'informations :

• Connecteurs natifs avec Pipedrive, Hubpot, Payfit, Lucca ou Pennylane
• Exports Fichier vers la paie, la comptabilité ou le fournisseur de tickets restaurants
• Excel connectés
• Automatisation par API + WebHooks

Autres paramétrages

• Flux de news sur la page d'accueil
• Rubriques de liens en pied de page
• Formulaires de demande d'absence et de saisie d'une note de frais
• Export des CRA

Etape #4 : Import des référentiels

Avant de pouvoir ouvrir l'outil aux collaborateurs, il est essentiel de disposer au préalable des 3 référentiels suivants :

• les collaborateurs internes, avec leur matricule pour la liaison avec la paie, leurs coordonnées et leur CJM 
• les clients
• les fournisseurs, et leurs collaborateurs externes qui devront saisir un CRA

Ces données peuvent être importées en masse par fichier.

En complément, vous pouvez aussi importer des listes de contacts et de candidats.

Etape #5 : Reprise de données

Ensuite, il convient de créer les projets à suivre dans l'outil avec pour chacun :

• Les éléments contractuels associés (montants, documents signés, etc.)
• Les échéances de facturation 
• Les tâches + les affectations des collaborateurs
• Le négoce 

2 stratégies sont possibles : 

1. Reprendre tout l'historique passé du projet
2. Décrire uniquement le CA qui reste à produire, en particulier sur les projets au forfait

Etape #6 : Ouverture

Et c'est parti ! Vous pouvez partager le lien vers l'instance Atimeüs à vos collaborateurs :

• Les collaborateurs affectés aux projets imputent leurs temps, font leurs demandes d'absences, etc.
• Les chefs de projets assurent leur suivi des tâches, des contrats, des échéances, etc.
• Les managers renseignent le prévisionnel d'activité, valident la saisie des CRA, etc.
• ...
• L'administrateur des ventes réceptionne les nouveaux contrats, émet les premières factures, etc.
• Le contrôleur de gestion contrôle la valorisation de la production, consolide les indicateurs de pilotage, etc.

Pour que chaque intervenant puisse agir sur son périmètre de responsabilité, votre administrateur configure les droits et rôles applicatifs de chacun.

Etape #7 : 1^ère clôture mensuelle

Le premier mois se termine, c'est le moment de la clôture mensuelle et de l'analyse des rapports.

C'est aussi le moment de lancer les exports mis en place :

• Export des absences vers la paie
• Export des factures vers la comptabilité
• Export des frais
• ...

Et de mettre à jour ses exports Excel connectés.

Après la clôture, un nouveau cycle démarre pour le mois suivant.