Suivre un projet au forfait

Introduction

Par définition, un projet au forfait est 

• un projet avec un engagement de résultats, 
• sur lequel un ou plusieurs consultants interviennent sur des tâches, 
• facturé sur des jalons selon un échéancier prévu au contrat,
• et pour lequel on mesure 
  • le coût selon les imputations des collaborateurs, 
  • et le chiffre d'affaires produits à l'avancement, i.e. selon les imputations et le reste à faire (RAF).

Suivi du projet

La valorisation d’un projet au forfait se fait donc en 2 étapes :

1. La saisie des temps passés (CRA) par les différents intervenants
2. La saisie du reste à faire (RAF) sur les tâches par le chef de projets (cf. ci-après)

Le responsable du projet peut ensuite lancer les calculs de valorisation en cliquant sur le bouton rouge "A synchroniser", ce qui va :

• Calculer les coûts selon les CJM des collaborateurs ayant passé du temps sur le projet
• Calculer le CA produit en tenant compte de l'avancement de la tâche
• Historiser les valeurs de production du mois
• Remettre le statut du projet en vert "Synchronisé"

Les autres tâches de suivi du chef de projet vont être de :

• Mettre à jour le statut des échéances facturables en "A facturer", et en ajoutant en pièce jointe les justificatifs nécessaire (PV de recette, ...)
• Contrôler les frais
• Mettre à jour l'état des risques
• Mettre à jour les affectations des collaborateurs sur les tâches, notamment en fermant les affectations plus utiles
• Analyser les indicateurs : CA, marge, Avance/Dérive, facturation...

Mise à jour des reste à faire (RAF) sur les tâches

Par défaut à la création, le RAF d'une tâche prend la valeur du nombre de jours vendus.

Ensuite, chaque fin de mois le chef de projets donne son estimation du nombre de jour de RAF pour chaque tâche.

Ce n'est pas un calcul, il s'agit de partager sa vision du RAF pour terminer la tâche en question en saisissant un nombre de jours.

La saisie des RAF se fait sur l'onglet Suivi > Tâches.

Pour aider le chef de projets, le tableau affiche :

1. Le nombre de jours vendus
2. Le nombre de jours réalisés avant le mois de clôture (avant Mai)
3. Le nombre de jours réalisés sur le mois de clôture (Mai) 
4. Le nombre de jours réalisés au total (2 + 3)
5. Le nombre de jours théorique de RAF (1 - 4)
6. Le nombre de jours planifiés sur le mois de clôture (Mai) 
7. Le nombre de jours planifiés après le mois de clôture (après Mai) 
8. Le nombre de jours planifiés au total (2 + 6 + 7)
9. Le nombre de jours théorique de RAF (1 - 8) 
10. Le nombre de jours de RAF saisi
11. Le nombre de jours d'avance/dérive (1 - 10)

Il ne faut pas oublier d'enregistrer en tapant Entrée quand le focus est encore dans la zone de saisie ou en cliquant sur le bouton Enregistrer.

Le bouton en fin de ligne (12) permet de remplir le RAF avec le nombre de jours théorique (Vendu - Total réalisé), ce qui est utile en début de projet. Et le même bouton sur la ligne des totaux le fera pour toutes les tâches.

Questions fréquentes

Comment ajouter des jours offerts ?

Clôture du projet

A la fin de la réalisation, le projet est fermé en passant son statut à "Délivré".

Et quand toutes les actions autour du projet sont terminées, le projet est archivé en passant son statut à "Inactif".

La liste des contrôles est disponible sur la fiche Statuts des projets.