Gérer les contacts

Les contacts sont les personnes avec qui vous travaillez chez vos clients et prospects : décideurs, acheteurs, chefs de projet, comptabilité. Ils servent dans le CRM (opportunités, devis, tâches) et pour l'envoi des factures.

Créer un contact

1. Ouvrir CRM > Contacts et cliquer sur Ajouter un contact, ou partir de l'onglet Contacts de la fiche du client.
2. Renseigner l'identité (civilité, prénom, nom, fonction), le client et les coordonnées : e-mail, téléphones, profil LinkedIn.
3. Si le contact doit recevoir les factures, choisir « Destinataire des factures » (voir plus bas).
4. Enregistrer.

Aucun champ n'est obligatoire, sauf l'e-mail pour un destinataire des factures. Un contact peut n'être rattaché à aucun client, par exemple un contact de réseau.

Pour ajouter des contacts depuis LinkedIn ou en nombre, voir Interagir avec LinkedIn et la base Contacts et Import des contacts. L'import met à jour un contact existant, reconnu par son e-mail, son profil LinkedIn ou sa référence externe, au lieu de créer un doublon.

La fiche d'un contact

La fiche regroupe :

• ses coordonnées et son client ;
• ses opportunités et ses projets ;
• ses notes, ses tâches CRM (voir « Gérer les tâches CRM ») et ses fichiers, avec l'historique des échanges.

Le bouton vCard télécharge sa carte de visite, pour l'ajouter au carnet d'adresses de son téléphone ou de sa messagerie.

Lier un contact à un client ou à un projet

Un contact a un client principal. Il peut aussi être lié, avec un rôle, à d'autres clients ou à des projets :

• sur la fiche d'un client, dans le bloc « Contacts épinglés » ;
• sur la fiche d'un projet, dans le bloc « Contacts » : l'assistant propose les contacts du client, du client final ou tous les contacts, et permet d'en créer un.

Le rôle se choisit parmi les « Types de lien des contacts », une liste que l'administrateur adapte dans les référentiels du CRM.

Choisir les destinataires des factures

Le champ « Destinataire des factures » vaut « oui », « copie », « copie cachée » ou « non ». À l'envoi d'une facture par e-mail, Atimeüs présélectionne les contacts du client en destinataires, en copie ou en copie cachée selon ce champ (voir Envoyer la facture par e-mail).

Pour un projet donné, le même choix existe sur le lien du contact au projet, « Destinataire des factures du projet », et il l'emporte sur celui du contact. Exemple : un contact « Destinataire des factures : oui » mais lié à un projet avec « non » ne reçoit pas les factures de ce projet.

À savoir

• Un contact qui a quitté le client se désactive (« Actif ? » décoché) : il n'est plus proposé dans les listes, mais son historique est conservé.
• Un contact lié à des opportunités ou à des tâches ne peut pas être supprimé : le désactiver.
• Le lien LinkedIn est enregistré sous une forme standard, ce qui permet de reconnaître le contact quel que soit le format de l'adresse copiée.