Gérer ses opportunités

Une opportunité est une vente possible auprès d'un client ou d'un prospect. Elle avance d'étape en étape dans un pipeline, jusqu'à être gagnée ou perdue. Gagnée, elle devient une affaire (voir Transformer une opportunité gagnée en affaire).

Prérequis : un pipeline et ses étapes (voir Ajouter un pipeline de suivi des opportunités et Personnaliser les étapes du pipeline commercial).

Le pipeline

CRM > Opportunités présente les opportunités en cours en colonnes, une par étape. Chaque colonne affiche le nombre d'opportunités et leur montant total ; chaque carte, le client, le propriétaire, le montant, la date de clôture attendue et la prochaine tâche.

• Avec plusieurs pipelines, une liste en haut de l'écran permet de passer de l'un à l'autre.
• Les filtres sélectionnent les opportunités d'un client, d'une offre, d'une division, d'un propriétaire ou d'un tag.
• Au-dessus du pipeline, un graphique montre le nombre et le montant des opportunités gagnées chaque mois de l'année.
• Le mode tableau liste toutes les opportunités, y compris gagnées et perdues, avec des vues prêtes à l'emploi (« En cours », « Gagnées », « Perdues »).

Créer une opportunité

1. Cliquer sur (+) dans l'en-tête d'une étape du pipeline, ou sur Ajouter une opportunité depuis le bouton (+) global.
2. Choisir le client, puis le contact. Les deux peuvent être ignorés et renseignés plus tard.
3. Choisir l'étape, si l'opportunité n'a pas été créée depuis une colonne.
4. Saisir le nom, puis si possible le montant, la probabilité, la date de clôture attendue et l'offre.
5. Valider : l'assistant propose d'ouvrir la fiche de l'opportunité.

Le propriétaire est par défaut celui qui crée l'opportunité. La devise est celle du pipeline.

Faire avancer une opportunité

• Glisser sa carte vers la colonne de l'étape suivante, ou cliquer sur l'étape dans la barre de progression en haut de sa fiche.
• Pour la changer de pipeline, glisser sa carte sur la zone Déplacer vers, puis choisir l'étape dans l'autre pipeline.

La fiche de l'opportunité rassemble ses informations, son contact et son client, ses devis, ses notes, tâches CRM (voir « Gérer les tâches CRM ») et fichiers, et son prévisionnel.

Gagner ou perdre une opportunité

• Sur la fiche, cliquer sur Gagnée ou Perdue, ou glisser la carte sur la zone du même nom qui apparaît pendant le glisser-déposer.
• Indiquer la date, et pour une opportunité perdue son motif. Les motifs de perte se paramètrent dans Motifs de perte (opportunités) et alimentent l'analyse des ventes perdues.
• L'opportunité quitte le pipeline. Rouvrir, sur sa fiche, la remet en cours.

Suivre le pipe

La carte « Opportunités » de l'accueil donne :

• le nombre d'opportunités en cours ;
• le pipe : la somme de leurs montants ;
• le pipe pondéré : la somme des montants multipliés par leur probabilité, ou à défaut celle de leur étape ;
• les opportunités gagnées dont l'affaire reste à créer.

Exemple : 2 opportunités en cours, de 50 000 € à 20 % et de 30 000 € à 50 %, donnent un pipe de 80 000 € et un pipe pondéré de 25 000 € (10 000 € + 15 000 €).

À savoir

• Les opportunités synchronisées depuis HubSpot ou Pipedrive se gèrent dans ce CRM : leur nom, étape, montant, dates et statut ne sont pas modifiables dans Atimeüs. Le client, le contact, l'offre et les tags restent modifiables.
• Changer d'étape ne change pas la probabilité saisie sur l'opportunité. Laisser la probabilité vide pour appliquer celle de l'étape dans le pipe pondéré.
• Une opportunité liée à un projet ne peut plus être supprimée.