Glossaire

Parce que c'est important de parler le même langage, voici les principaux termes d'Atimeüs, au sens où l'application les utilise.

Pour le vocabulaire général des ESN et des cabinets de conseil (TJM, CJM, CRA, régie, forfait, intercontrat, SLA…), consultez le glossaire ESN sur atimeus.com.

Affaire / Projet

Une affaire porte une interaction entre ma société et un client donné.

Une affaire peut être découpée en un ou plusieurs projets. Le projet est réalisé sous forme de tâches, négoces, frais, avec les contrats et échéances associés (vente et achat).

Activité

Chaque projet a une activité (régie, forfait, forfait UO, prêt/emprunt…). L'activité détermine la manière dont la production du projet est valorisée, et si un reste à faire est demandé sur les tâches. Voir Les activités.

Contrat

Un contrat de vente est un document administratif engageant ma société juridiquement envers un client. Il décrit les prestations à réaliser en contrepartie d'un paiement de la part du client.

Un contrat d'achat engage de la même façon un fournisseur ou un sous-traitant envers ma société.

Échéance

Une échéance est la définition en amont du projet, des jalons de facturation prévus contractuellement (montant, condition de validation...). Un contrat de vente porte des échéances de vente, un contrat d'achat des échéances d'achat.

Tâche

Pour imputer du temps sur un projet, on découpe de la production en tâches et sous-tâches avec pour chaque tâche un nombre de jours et un prix à la journée (TJM).

Tâche exceptionnelle

Une tâche exceptionnelle complète la journée normale du collaborateur : heures supplémentaires, astreintes, tickets… Elle se compte dans une unité (heure, forfait, ticket…) et se valorise avec un coût et un produit unitaires définis sur la tâche, et non avec le CJM du collaborateur. Voir Ajouter une tâche exceptionnelle à un projet.

Sous-traitance

Achat d'une prestation réalisée par un tiers (autre ESN partenaire, fournisseur, freelance…), et revendue au client. Dans Atimeüs, la sous-traitance passe par un contrat d'achat : en régie, le sous-traitant impute son temps sur les tâches du projet comme un collaborateur ; au forfait, elle est décrite en négoce.

Négoce

Achat/revente d'une prestation pour laquelle on ne mesure pas le temps passé.

Exemples :

• Achat/revente de licences
• Abonnement à un service
• Sous-traitance d'un projet forfaitairement

Reste à faire (RAF)

Le RAF d'une tâche est l'estimation de la charge de travail restant à réaliser sur cette tâche, exprimée en jours/homme.

Facturation vs Valorisation de la production

La facturation et la valorisation de la production sont 2 notions distinctes pour un même projet !

La facturation est le total des montants des factures.

La valorisation de la production est la valeur du travail déjà réalisé sur un projet :

• Pour une régie, on compte les jours produits multipliés par leur TJM respectif.
  • Ex. : pour une tâche vendue 500 € par jour avec 5 jours réalisés, la valorisation est 500 x 5 = 2 500 €
• Pour un forfait, on calcule la production en tenant compte des RAF
  • Ex. : pour une tâche de 10 jours vendue 500 € par jour avec 5 jours de réalisés et 3 jours de RAF, la valorisation est [vendu] x [jours réalisés] / [jours réalisés + reste à faire], i.e. (500 x 10) x 5 / (5 + 3) = 3 125 €
• Pour du négoce, on décrit quand reconnaître les coûts et les produits
• Etc.

Le détail du calcul est dans Valoriser la production d'un projet.

Quand on parle de chiffre d'affaires (CA), même si par défaut cela s'entend valorisé, il peut être bon de préciser valorisé ou facturé !

Ces 2 notions évoluent chacune à leur rythme : la valorisation de production tous les mois selon l'avancement du projet, et la facturation au fur et à mesure des émissions des factures pour les jalons atteints. On mesure l'écart entre les 2 pour établir la provision (FAE ou PCA) qui sera remontée dans la comptabilité.

À la clôture d'un projet, quand tout a été produit et facturé, la provision doit donc être à 0.

Mois de clôture

Chaque mois, la clôture fige la production valorisée du mois. Une correction apportée ensuite (un CRA passé, la reconnaissance d'un négoce…) n'est pas reportée sur le mois clôturé : elle s'ajoute à la production du mois courant. Voir Clôturer le mois.

Provision de vente : Facture à établir (FAE) vs Produit constaté d'avance (PCA)

Quand sur un projet on a valorisé plus de production que ce qui a été facturé, la différence entre les 2 montants est de la FAE (Exemple : 100 000 € de CA reconnu - 80 000 € de facturation = 20 000 € de FAE).

À l'inverse de la FAE, quand sur un projet on a valorisé moins de production que ce qui a été facturé, la différence entre les 2 montants est du PCA (Exemple : 120 000 € de facturation - 100 000 € de CA reconnu = 20 000 € de PCA).

Provision d'achat : Facture non parvenue (FNP) vs Charge constatée d'avance (CCA)

De même sur le volet Achat, quand sur un projet on a valorisé plus de coût que les factures d'achat réellement reçues, la différence entre les 2 montants est de la FNP (Exemple : 100 000 € de coût reconnu - 80 000 € de factures d'achat reçues = 20 000 € de FNP).

À l'inverse de la FNP, quand sur un projet on a valorisé moins de coût que les factures reçues, la différence entre les 2 montants est de la CCA (Exemple : 120 000 € de factures d'achat reçues - 100 000 € de coût reconnu = 20 000 € de CCA).

Ces provisions sont calculées sur chaque projet : voir Tous les indicateurs calculés d'un projet.

Affactureur

Un affactureur ou facto est une société qui finance les factures de ma société : il les paie tout de suite (moins une commission), puis se fait payer par le client.

Dans Atimeüs, un client est rattaché à son affactureur, et ses factures sont remises à l'affactureur par lots. Voir Affacturage.

Remise de fin d'année (RFA)

Remise globale sur le chiffre d'affaires, accordée a posteriori à un client avec qui le volume d'affaires est important, selon des conditions fixées au contrat. La case RFA de la fiche client indique que le client en bénéficie ; Atimeüs ne la calcule pas.

Entité

Une entité est un type d'objet géré dans Atimeüs : collaborateur, projet, tâche, client, opportunité, facture… Chaque entité a ses champs, ses listes et ses formulaires, qu'un administrateur peut compléter depuis Configuration > Avancée > Entités. Les champs personnalisés, les tags, les alertes, les imports et les webhooks se définissent par entité. Voir Ajouter un champ personnalisé sur une entité.

Scope

Un scope (ou périmètre) restreint un droit à une partie des données : Tous, Société, Division, Manager, Projet ou Utilisateur. Par exemple, un utilisateur qui a le droit de voir les collaborateurs avec le scope Manager ne voit que les collaborateurs qu'il manage directement. Plusieurs scopes choisis sur un même droit s'additionnent. Voir Gestion des droits.