Glossaire

Parce que c'est important de parler le même langage, voici un glossaire des principaux termes utilisés dans Atimeus.

Et pour aller plus, vous pouvez consulter un glossaire complet du vocabulaire en ESN ou cabinets de conseils.

Affaire / Projet

Une affaire porte une interaction entre ma société et un client donné. 

Une affaire peut être découpée en un ou plusieurs projets. Le projet est réalisé sous forme de tâches, négoces, frais, avec les contrats et échéances associés (vente et achat).

Contrat

Un contrat est un document administratif engageant ma société juridiquement envers un client. Il décrit les prestations à réaliser en contrepartie d'un paiement de la part du client.

Échéance

Une échéance est la définition en amont du projet, des jalons de facturation prévus contractuellement (montant, condition de validation...).

Tâche

Pour imputer du temps sur un projet, on découpe de la production en tâches et sous-tâches avec pour chaque tâche un nombre de jours et un prix à la journée (TJM).

Sous-traitance

Achat d'une prestation réalisée par un tiers (autre ESN partenaire, fournisseur, freelance…), et revendue au client.

Négoce

Achat/revente d'une prestation pour laquelle on ne mesure pas le temps passé. 

Exemples :

• Achat/revente de licences
• Abonnement à un service
• Sous-traitance d'un projet forfaitairement

Reste à faire (RAF)

Le RAF d'une tâche est l'estimation de la charge travail restant à réaliser sur cette tâche, exprimée en jours/homme.

Facturation vs Valorisation de la production

La facturation et la valorisation de la production sont 2 notions distinctes pour un même projet !

La facturation est le total des montants des factures.

La valorisation de la production est la valeur du travail déjà réalisé sur un projet :

• Pour une régie, on compte les jours produits multipliés par leur TJM respectif.
  • Ex. : pour une tâche vendue à 500 € avec 5 jours réalisés, la valorisation est 500 x 5 = 2 500 €
• Pour un forfait, on calcule la production en tenant compte des RAF 
  • Ex. : pour une tâche de 10 jours vendue à 500 € avec 5 jours de réalisés et 3 jours de RAF, la valorisation est [vendu] x [jours réalisés] / [jours réalisés + reste à faire], i.e. (500 x 10) x 5 / (5 + 3) = 3 125 €
• Pour du négoce, on décrit quand reconnaitre les coûts et les produits
• Etc.

Quand on parle de chiffre d'affaires (CA), même si par défaut cela s'entend valorisé, il peut être bon de préciser valorisé ou facturé !

Ces 2 notions évoluent chacune à leur rythme : la valorisation de production tous les mois selon l'avancement du projet, et la facturation au fur et à mesure des émissions des factures pour les jalons atteints. On mesure l'écart entre les 2 pour établir la provision (FAE ou PCA) qui sera remontée dans la comptabilité.

A la clôture d'un projet, quand tout a été produit et facturé, la provision doit donc être à 0.

Provision de vente : Facture à établir (FAE) vs Produit constaté d'avance (PCA)

Quand sur un projet on a valorisé plus de production que ce qui a été facturé, la différence entre les 2 montants est de la FAE (Exemple : 100 000 € de CA reconnu - 80 000 € de facturation = 20 000 € de FAE).

A l'inverse de la FAE, quand sur un projet on a valorisé moins de production que ce qui a été facturé, la différence entre les 2 montants est du PCA (Exemple : 120 000 € de facturation - 100 000 € de CA reconnu = 20 000 € de PCA).

Provision d'achat : Facture non parvenue (FNP) vs Charge constatée d'avance (CCA)

De même sur le volet Achat, quand sur un projet on a valorisé plus de coût que les factures d'achat réellement reçue, la différence entre les 2 montants est de la FNP (Exemple : 100 000 € de coût reconnu - 80 000 € de facturation = 20 000 € de FNP).

A l'inverse de la FNP, quand sur un projet on a valorisé moins de coût que les factures reçue, la différence entre les 2 montants est de la CCA (Exemple : 120 000 € de facturation - 100 000 € de coût reconnu = 20 000 € de CCA).

Affactureur

Un affactureur ou facto est une société qui offre un service de financement de ses factures.

La société A émet une facture à la société B avec une date de paiement à N jours.

A cède la facture au facto F qui lui reverse tout de suite le montant de la facture (moins une commission), et récupère ainsi de la trésorerie.

F se fait payer la facture directement par B.

Et si F n'est pas payé par B, F rétrocède la facture à A qui doit alors rembourser l'avance à F et relancer B pour se faire payer.

Remise de fin d'année (RFA)

Lorsqu'un volume d'affaires important est réalisé avec un client, il arrive que le client demande a posteriori une remise globale sur le chiffre d'affaires. Ce montant de remise et son calcul sont définis contractuellement au départ de la prestation.

Procès Verbal (PV)

Le procès-verbal de recette, ou PV de recette, est un document officiel qui réponds à deux objectifs. En premier lieu, le PV de recette permet d'officialiser la conformité et la bonne livraison à date d'un livrable attendu par le Client. Ce même PV de recette sert ensuite de justificatif pour facturer au Client les sommes dues en regard de la production du livrable, conformément à l'échéancier du contrat.

L'intitulé du PV de recette doit être établi rigoureusement afin d'éviter tout litige. Par exemple il est indispensable de distinguer la recette provisoire (VABF) et la recette définitive (VSR).

VABF vs VSR

VABF et VSR sont des appellations qui se rencontrent fréquemment dans les institutions publiques et les grandes entreprises. Elles correspondent à deux phases successives de recette Client.

La VABF (Vérification d'Aptitude au Bon Fonctionnement) ou recette provisoire correspond à la phase de recette Client sur l'environnement de qualification/recette.

La VSR (Vérification de Service Régulier) ou recette définitive correspond à la phase de validation de l'application en condition opérationnelle sur l'environnement de production.

Ces deux phases se clôturent par la signature d'un PV (Procès-Verbal). Une échéance est souvent liée à la fin de ces phases, d'où l'importance de faire signer ces PV au Client.

La VABF et la VSR sont donc deux phases au déroulement similaire, mais qui s'exécutent sur un environnement différent. A ne pas confondre avec la garantie qui suit la phase de VSR.

Plan d'Assurance Qualité (PAQ)

Le Plan d'Assurance Qualité (PAQ) est un document décrivant les dispositions particulières mises en œuvre pour la réalisation d'un produit ou d'un service, afin de répondre aux exigences contractuelles en matière de qualité (conformité à l'attendu). Le PAQ permet de poser un cadre juridique opérationnel, où les responsabilités sont clairement définies. Il s'agit donc d'un outil de référence, validé par les parties prenantes, et ayant une valeur juridique.

Le PAQ est rédigé en phase d'initialisation du projet. Il permet de clarifier le mode de fonctionnement avec le client en lui donnant les moyens de s'organiser.

Plus précisément, le PAQ permet aux clients et fournisseurs de s'accorder et s'engager sur :

• Les résultats attendus.
• L'organisation et les responsabilités.
• Les moyens à mettre en œuvre.
• Les processus de validation.
• Le planning général prévisionnel.

Le PAQ n'est pas forcément un livrable du projet. A défaut d'être un livrable, les éléments principaux le constituant devront se retrouver dans le support et le compte-rendu de la réunion d'initialisation.

Gouvernance et Comitologie

La Gouvernance est la mise en œuvre d'un ensemble de dispositifs (règles, normes, conventions, etc.) pour assurer une meilleure coordination des parties prenantes d'une organisation, chacune détenant une parcelle de pouvoir, afin de prendre des décisions consensuelles et de lancer des actions concertées.

Dans le cadre d'un projet, mettre en place une Gouvernance consiste donc à établir un système de communication hiérarchisé entre parties prenantes, afin de s'assurer que les prises de décision soient efficaces et viables pour le projet. Ce système décisionnel est appelé Comitologie, et prend couramment la forme d'instances de pilotage réunissant les parties prenantes du projet, tel que les Comités de Pilotage, les Comités Opérationnels, ou les Comités Projet.

Service-Level Agreement (SLA)

Un SLA ou "entente de niveau de service" est un document qui définit la qualité de service attendue entre un fournisseur de service et un client.