Paramétrer la facturation

Pour utiliser le module de facturation atimeüs, il est nécessaire de le configurer au niveau de chaque société.

1. Ouvrir la fiche de la société
2. Renseigner les informations de la société 
   • Raison sociale
   • SIRET
   • N° de TVA
   • Forme juridique
   • Capital social
   • Lieu d'immatriculation
   • Adresse de facturation
3. Renseigner les premiers paramètres de facturation 
   • RIB à utiliser pour les règlements par virement bancaire
   • Modèle de facture
   • Mentions de bas de page
4. Poursuivre le paramétrage dans l'onglet Facturation 
   • Cocher la case Actif !
   • Choisir le fournisseur de facturation Atimeüs ou Pennylane
   • Choisir le mode gestion de la date
   • Cocher "Journal de vente" pour générer les écritures comptables des factures de vente, en précisant le nom du journal
   • Choisir les autres paramètres
     • Cocher "Masquer le RIB" pour ne pas afficher de RIB sur les factures
     • Cocher "Marquer payé par défaut un avoir" pour qu'un avoir soit indiqué comme payé automatiquement à sa création
     • Cocher "Marquer payée par défaut une facture avec un avoir total" pour qu'une facture soit indiquée comme payée automatiquement à la création d'un avoir total
   • Configurer le format des n° de facture
   • Télécharger le logo à afficher (au format PNG et avec une taille maximale de 300px de largeur et 100px de hauteur)
5. Configurer une boîte d'envoi pour envoyer les factures par mail 

Configurer le format des numéros de facture

Le numéro de facture ou d'avoir est attribué automatiquement par Atimeüs selon le format défini et un numéro de séquence auto incrémentée.

La numérotation des factures et des avoirs peut être différente. Pour avoir utiliser la même chronologie de numéro pour les factures et les avoirs, il suffit de renseigner le même format et le même pattern de compteur.

Pour générer un numéro, Atimeus utilise 2 informations :

• Un compteur (= un numéro de séquence auto incrémentée)
• Un format

Le compteur peut être :

• Mensuel en indiquant la variable {InvoiceMonth}, le compteur redémarre alors à 1 chaque mois
• Annuel en indiquant la variable {InvoiceYear}, le compteur redémarre alors à 1 chaque année
• Perpétuel en indiquant une valeur fixe Invoice

Le format du numéro utilise des variables

• {Counter:000}, la valeur du compteur sur N positions ou N est le nombre de 0 (ici 3 donc 001, 002, ...)
• 
  
• {InvoiceDate:yyyyMMdd}, la date d'émission avec son format (ici yyyyMMdd donc 20250228)
• {InvoiceDay}, le jour de la date d'émission sur 2 positions (01, 02, ..., 31)
• {InvoiceMonth}, le mois de la date d'émission sur 2 positions (01, 02, ..., 12)
• {InvoiceYear}, l'année de la date d'émission sur 4 positions (2024, 2025)
• 
  
• {Today:MMyy}, la date du jour avec son format (ici MMyy donc 0225)
• {TodayDay}, le jour de la date du jour sur 2 positions
• {TodayMonth}, le mois de la date du jour sur 2 positions
• {TodayYear}, l'année de la date du jour sur 4 positions

Exemples

CLT-{Today:yyyyMMdd}-{Counter:00}" -> CLT-20191001-42
FAC{InvoiceDate:yyyyMMdd}-{Counter:000}" -> FAC20191001-042
FAC/{InvoiceYear}{InvoiceMonth}/{Counter:0000}" -> FAC/201910/0042

Configurer le mode de gestion de la date d'émission de la facture

Il existe 2 modes de gestion de la date d'émission de la facture :

• Date du jour
• Date fixe

Le mode "Date du jour" renseigne la date d'émission de la facture avec la date du jour au moment de la validation, sans possibilité de la modifier.

Le mode "Date fixe" renseigne la date d'émission de la facture avec la définie sur l'écran Facturation.

Ce mode permet de fixer soi-même la date de facture, et ainsi pouvoir émettre des factures datées au 30 du mois précédent en étant en début de mois.

Mais :

• La chronologie doit être respectée, i.e. on ne peut pas mettre une date antérieure à la date de dernière facture
• Il faut penser à mettre à jour la date, notamment après avoir clôturé sa facturation du mois
• Si plusieurs personnes font des factures, c'est la même date pour tous

Configurer une boîte d'envoi des factures par mail

1. Ouvrir l'onglet Facturation > Envoi des factures 
2. Cliquer sur Connecter une boîte email en choisissant votre fournisseur Microsoft ou Google, et s'authentifier
3. Cocher la case Actif et renseigner les informations
   • Adresse expéditrice
   • Liste de destinataires en copie (séparés par des points virgules)
   • Liste de destinataires en copie cachée (séparés par des points virgules)
   • Nom du fichier PDF de la facture en pièce jointe (par défaut le numéro de facture)
   • Sujet du mail
   • Corps du message
4. Cliquer sur le bouton Tester s'envoyer un mail de test pour vérifier le paramétrage des droits sur la boîte

L'adresse expéditrice peut être l'adresse du compte de connexion ou une adresse de boîte partagée sur laquelle le compte de connexion a les droits.

Le nom de la pièce jointe, le sujet et le corps du message peuvent utiliser la liste de variables :

• {Number} Numéro de la facture
• {NetAmount} Montant TTC
• {Amount} Montant HT
• {Date} Date d'échéance
• {Contract} Numéro de contrat
• {ContractRefNumber} Numéro de commande
• {Customer} Nom du client

Configurer les autres valeurs par défaut

Délai de paiement

Cocher le délai de paiement à utiliser par défaut.

Ce délai peut être surchargé au niveau du contrat, ou du client.

Mode de paiement

Cocher le mode de paiement à utiliser par défaut.

Ce mode peut être surchargé au niveau du contrat, ou du client.

Règles de TVA

Renseigner les mentions à afficher sur la facture selon la règle de TVA.

Surcharger les paramètres par client

Certains paramètres par défaut peuvent être surchargés par client :

• Le modèle de facture
• Le RIB (si vous utilisez plusieurs comptes bancaires)
• La devise de facturation
• Masquer les colonnes de quantités et prix unitaires dans le tableau des lignes de factures
• Afficher l'adresse du siège client (en plus de celle de facturation)