Créer une note de frais

Pour déclarer ses frais et se faire rembourser, un collaborateur doit remplir une note de frais.

Une note de frais est un ensemble de dépenses (taxi, hôtel, repas...) avec leurs justificatifs, ou de frais kilométriques.

NB : Toute dépense doit être affectée à un projet, soit un projet client soit un projet interne, donc vérifier avec votre responsable où la dépense doit être imputée et demander une affectation au projet si nécessaire. 

Avant d'être traitée, la note de frais suit un workflow de validation.

Créer une note de frais

1. Cliquer sur le menu Frais dans le menu pour ouvrir la liste de ses notes de frais 
2. Cliquer sur le bouton "(+) Créer une note de frais" 
3. Lui donner un nom et cliquer sur "Enregistrer"

Ajouter une dépense à partir d'un justificatif

1. Déposer le justificatif (image ou PDF) sur la zone au-dessus de la liste 
2. Attendre le traitement du document, une fois terminé la fenêtre s'ouvre pour compléter les informations manquantes 
3. Vérifier et compléter le formulaire avec 
   • Un motif
   • Une date
   • Le projet concerné
   • Un commentaire (optionnel)
   • Un type de frais (taxi, hôtel, repas...)
   • Le montant TTC
   • Le montant de la TVA
   • Si le frais est refacturable au client, cocher la case
   • Le justificatif est déjà en pièce jointe
4. Enregistrer

La lecture du justificatif remplit le motif (nom du commerçant), la date, le montant TTC, la TVA et parfois le type de frais. Le projet est toujours à compléter. Le dépôt n'est possible que tant que la note est au statut "Brouillon".

Ajouter une dépense sans justificatif

1. Cliquer sur "Ajouter une dépense" pour ajouter une ligne de dépense à la note de frais 
2. Remplir le formulaire avec 
   • Un motif
   • Une date
   • Le projet concerné
   • Un commentaire (optionnel)
   • Un type de frais (taxi, hôtel, repas...)
   • Le montant TTC
   • Le montant de la TVA
   • Si le frais est refacturable au client, cocher la case
3. Enregistrer

Ajouter des frais kilométriques

1. Cliquer sur "Ajouter un frais kilométrique" 
2. Remplir le formulaire avec
   • Un motif
   • Une date
   • Le projet concerné
   • Un commentaire (optionnel)
   • Le véhicule utilisé
   • Le kilométrage
   • Si le frais est refacturable au client, cocher la case
3. Enregistrer

Le montant est calculé selon le barème kilométrique de votre entreprise (par défaut le barème URSSAF). Il dépend du type de véhicule et du kilométrage cumulé sur l'année. Le montant affiché est indicatif : il est recalculé à la validation.

Votre véhicule doit d'abord être enregistré par le service RH, avec les justificatifs nécessaires. Sans véhicule actif, le bouton "Ajouter un frais kilométrique" est grisé.

Cas particuliers

• Dépense en devise étrangère : Atimeüs ne convertit pas. Saisissez le montant déjà converti dans la devise de votre société, par exemple au taux de votre relevé bancaire.
• Plusieurs taux de TVA sur un ticket : saisissez le montant total de la TVA, ou créez une dépense par taux.
• Plafonds : Atimeüs ne contrôle pas de plafond. Les règles de votre entreprise, si elles sont définies, s'affichent en bleu sur la note de frais.