Créer une note de frais

Pour déclarer ses frais et se faire rembourser, un consultant doit remplir une note de frais.

Une note de frais est un ensemble de dépenses (taxi, hôtel, repas...) avec leurs justificatifs, ou de frais kilométriques.

Avant d'être traitée, la note de frais suit un workflow de validation.

Créer une note de frais

1. Cliquer sur le menu Frais dans le menu pour ouvrir la liste de ses notes de frais 
2. Cliquer sur le bouton "(+) Créer une note de frais" et lui donner un nom 
3. Lui donner un nom et cliquer sur "Enregistrer"

Ajouter une dépense à partir d'un justificatif

1. Déposer le justificatif (image ou PDF) sur la zone au dessus de la liste 
2. Attendre le traitement du document, une fois terminé la fenêtre s'ouvre pour compléter les informations manquantes 
3. Vérifier et compléter le formulaire avec 
   • Un motif
   • Une date
   • Le projet concerné
   • Un commentaire (optionnel)
   • Un type de frais (taxi, hôtel, repas...)
   • Le montant TTC
   • Le montant de la TVA
   • Si le frais est refacturable au client, cocher la case
   • Le justificatif est déjà en pièce jointe
4. Enregistrer

Ajouter une dépense sans justificatif

1. Cliquer sur "Ajouter une dépense" pour ajouter une ligne de dépense à la note de frais 
2. Remplir le formulaire avec 
   • Un motif
   • Une date
   • Le projet concerné
   • Un commentaire (optionnel)
   • Un type de frais (taxi, hôtel, repas...)
   • Le montant TTC
   • Le montant de la TVA
   • Si le frais est refacturable au client, cocher la case
3. Enregistrer

Ajouter des frais kilométriques

1. Cliquer sur "Ajouter un frais kilométrique" 
2. Remplir le formulaire avec 
   • Un motif
   • Une date
   • Le projet concerné
   • Un commentaire (optionnel)
   • Le véhicule utilisé
   • Le kilométrage
   • Si le frais est refacturable au client, cocher la case
3. Enregistrer

Pour être autorisé à saisir des frais kilométrique, il faut au préalable avoir fait enregistrer son véhicule auprès du service RH avec les justificatifs nécessaires.