Gérer les absences entre atimeüs et l'outil de paie

Saisie des absences

Toutes les absences sont saisies dans atimeüs avec le reste du compte-rendu d’activité :

• Les absences "prévisibles" (CP, RTT…) sont saisies par le collaborateur, soit via le workflow de demande de congés (par défaut) ou directement dans le CRA en mode déclaratif
• Les autres absences (Maladie, Arrêt de travail…) sont saisies par le service RH directement dans le CRA du collaborateur depuis le back-office, après réception des justificatifs

Solde de congés

Atimeüs affiche également l’état des compteurs de congés, mais ne réalise aucun calcul sur les compteurs acquis/pris. Ces compteurs sont repris de la paie par import de fichier. La date de dernière synchronisation est indiquée sous le tableau. 

Ensuite, Atimeüs recalcule un solde en tenant compte :

• des absences validées mais pas encore traitées en paie (Posés)
• des demandes d'absence en attente de validation (A valider)

La date du dernier calcul est indiquée sous le tableau.

Flux d'échange entre Atimeüs et l'outil de paie

Introduction

Il est donc nécessaire de mette en place un flux d’échanges de données entre Atimeüs et l’outil de paie :

L’export des absences doit se faire après la validation de tous les CRA.

Les changements sur des CRA passés se retrouvent en correctif dans la valorisation (pour identifier les éventuelles régularisations à passer en paie).

Lorsque le traitement des absences se fait sur le mois précédent, le calcul des jours posés peut être paramétré pour prendre en compte le décalage d’1 mois.

Export des absences

L’export des absences est accessible depuis le cockpit en cliquant sur le nombre d’absences sur le mois ou depuis le menu Absences.

On choisit la période et le format d’export pour obtenir le ficher de transfert vers la paie.

Import des compteurs de congés

L’import des compteurs de congés se fait depuis la liste des collaborateurs.

On retrouve les informations mis à jour sur chaque fiche ou depuis sur la liste des collaborateurs en mode grille avec la vue "Solde de congés".

Paramétrages

Le fichier d’export

Ouvrir le menu Configuration > Export des données.

Les exports sont du type "Absences". Depuis cet écran vous pouvez paramétrer :

• La liste des colonnes à exporter
• Le type de fichier : EDI | PDF | CSV
• Le format d'entête, des dates, des nombres, des booléens...
• Et des options spécifiques
  • Combiner les jours consécutifs 
  • Ne pas combiner les demi-journées
  • Utiliser la référence externe 2 de l'activité pour les demi-journées au lieu de la référence externe

Le fichier d’import

Ouvrir le menu Configuration > Import des données.

Les imports sont du type "Import des soldes de congés".  Depuis cet écran vous pouvez paramétrer : 

• Le mapping des champs Atimeüs avec les colonnes du fichier d'import
• Et des options spécifiques
  • Mettre à zéro les colonnes absentes de l'import

Les activités

Sur la liste des activités, celles du type "Absences" :

• Cocher "Utilisable pour une absence" pour être dans la liste de choix d’une demande d'absence
• Cocher "Exportable vers la paie" pour ajouter l'absence au fichier d'export vers la paie
• Indiquer la Référence externe / Référence externe 2 pour les colonnes d'export et faire la correspondance avec le code de l’absence dans l’outil de paie